Nyårslöfte – ISO-certifiering!

Med ett nytt år kommer löften om att bli ett bättre jag eller ett bättre företag. Ditt löfte är kanske att ta tag i det där ISO-arbetet som kunderna ställer krav på. Det kanske rent utan är dags att ISO-certifiera sig! Men hur var det man gjorde?

Systematiken för att införa ett ledningssystem är lika, oavsett om det är miljö (ISO 14010), kvalitet (ISO 9001) eller arbetsmiljö (ISO 45001). Lite förenklat innebär det att du behöver passera följande steg:

1. Identifiera era förutsättningar: Ledningssystemet bygger till stora delar på vad som är viktigt i er verksamhet, vilka krav era intressenter har och vilka utmaningar ni står inför. För att få rätt nivå på ert system är därför denna inledande kartläggning avgörande.
2. Ta fram dokumentationen: ISO-standarderna ställer krav på viss dokumentation och dessa måste med andra ord tas fram. Det kan vara allt från att kartlägga vilka krav intressenternas ställer på dig till hur du godkänner och utvärderar dina leverantörer. På vårt fikonspråk kallas det att ta fram ditt ledningssystem. Standarderna talar om vilken dokumentation (eller information) som krävs för just den standarden.
3. Utbilda personalen: för att ledningssystemet ska fungera i praktiken behöver personalen vara med på noterna, dvs de behöver utbildas i ledningssystemet. Utbildningen brukar innehålla aktuella policys och mål, relevanta rutiner, avvikelsehantering och nödlägesberedskap. För ett miljöledningssystem enligt ISO 14001 tillkommer en genomgång av förtagets betydande miljöpåverkan och för ett arbetsmiljöledningssystem enligt ISO 45001 vilka arbetsmiljöfaror som finns i det dagliga arbetet samt hur dessa elimineras, minimeras och förebyggs.
4. Internrevision: du behöver utföra en internrevision, dvs en kontroll av att du följer de riktlinjer som du har tagit fram under punkt 2 och att kraven i aktuell standard uppfylls. Resultatet från internrevisionen ska dokumenteras och eventuella brister ska hanteras.
5. Ledningens genomgång: slutligen behöver du genomföra ett möte där ledningen utvärderar ledningssystemets funktion och beslutar om olika åtgärder.

När dessa delar är på plats kan du kalla på ett ackrediterat certifieringsbolag som utför själva certifieringsrevisionen. Den sker i 2 steg, där:

• steg 1 oftast innebär att certifieringsrevisorn granskar att dokumentationen uppfyller standardens krav.
• steg 2 innebär att hen reviderar det dagliga arbetet för att säkerställa att det följer ledningssystemets rutiner och att stadradrens krav uppfylls.

Respektive revision resulterar i en rapport med avvikelser, observationer och förbättringsförslag. Avvikelserna från steg 1 ska vara avslutade innan steg 2 och när du har åtgärdat alla avvikelser från steg 2 revisionen och certifieringsrevisorn har godkänt dem, kan du få ditt efterlängtade certifikat och ditt nyårslöfte är uppfyllt!

Behöver du hjälp i det praktiska arbetet kan du få hjälp av våra introduktionskurser till ISO 9001 och ISO 14001. I kursmaterialet finns det dessutom checklistor som hjälper dig att bena ut vad som behöver finnas på plats. !