Alla verksamheter har ett ledningssystem, det är bara stora skillnader i effektivitet. Det kan antingen bestå av väl definierade processer och ansvar, med bra kommunikation och utrymme för målstyrning, kontinuerlig förbättring och riskhantering. Eller så är det ett mer kaosartat system med mål som påminner om önskningar, obefintlig kommunikation och beslut som fattas ad hoc baserade på magkänsla. Ett företag klarar sig bra med kaosartat ledningssystem så länge det är medvind, men så snart marknaden viker och utmaningar dyker upp kommer det att märkas vilka som har ett effektivt ledningssystem.
För att driva en verksamhet med framgång krävs vissa element för att man ska vara framgångsrik. International Standardisation Organization (ISO) har samlat människor från näringslivet över hela världen för att identifiera framgångsfaktorerna. Dessa har sedan beskrivits väldigt taffligt i standarden ISO 9001. (Eller så bra man kan när företag över hela världen ska vara överens om formuleringen) Den första standarden var för de allra flesta företag en katastrof och hade ett fokus på nollfel och passade egentligen bara tillverkare av stora serier och höga marginaler (eftersom behovet av administration av systemet är löjeväckande stort). Dagens standard, som är fjärde i ordningen, har verkligen anpassats att fungera för alla typer av verksamheter, men du måste fortfarande tolka standarden på rätt sätt för att inte fastna i ett ineffektivt system.
Vad är då ett ledningssystem?
Ett väl fungerande ledningssystem har väl definierade processer med tydligt fördelat ansvar i organisationen. Organisationen vet vilka krav som ställs på verksamheten och vilken del de själva har för att uppfylla de kraven. Målen är väl kända och även där vet alla hur man kan bidra till att uppnå målen. Det finns processer för att hela tiden ha koll på hur verksamhetens förutsättningar förändras och en bra metod för att prioritera mellan alla risker och möjligheter som verksamheten står inför.
Ett lyckat ledningssystem har också bra rutiner för att utveckla kompetenta medarbetare från introduktion till de lämnar organisationen. Det finns en kultur att arbeta med ständiga förbättringar och man har i verksamheten avsatt tid och skapat forum för att kunna arbeta systematiskt med sina förbättringar.
I ett effektivt ledningssystem tar man tar reda på fakta och mäter hur verksamheten mår och processer presterar. Genom att ha en kontinuerlig övervakning av sin prestanda behöver man inte detaljstyra utan endast gå in när det tycks gå åt fel håll, på det viset kan man utnyttja hela potentialen i organisationen. När man fattar beslut vet man vilken effekt man är ute efter vilket gör det enklare att avgöra om önskad effekt är uppnådd när man väl har genomfört beslutade aktiviteter.
Stämmer ovanstående inte in med vad du tänker att ledningssystem är? Ser du dokumenterade rutiner och checklistor framför dig? Möten där man har hamnat i en oändlig loop av administration istället för en rörelse framåt. Där ledningssystemet är något man gör i ett stuprör vid sidan om ”det riktiga arbetet”? Då är du fast i en föråldrad syn på vad ledningssystem är – följ oss på TeachMe. Vi brinner för att förklara det många upplever krångligt.